Code de déontologie

Révisé le 24 septembre 2015

0. À PROPOS DE NOUS

goeasy Ltd. (« goeasy ») est le principal fournisseur de biens et de services financiers alternatifs qui améliorent la vie des Canadiens ordinaires.

goeasy Ltd. aide ses clients grâce à deux principales divisions opérationnelles : easyhome Leasing et easyfinancière.

easyhome Leasing est la plus grande entreprise de location-achat du Canada et propose de l’ameublement, des appareils électroménagers et du matériel électronique de marque à des clients en signant des contrats de location hebdomadaires ou mensuels dans des magasins détenus par l’entreprise ou des magasins franchisés. easyfinancière est le principal fournisseur de services financiers alternatifs et propose des prêts personnels entre 1000 $ et 15 000 $. La division a recours à un solide processus central en matière de décisions de crédit et à une méthode analytique du risque en pointe dans l’industrie. easyfinancière exploite également une filière de prêt indirect en proposant des solutions de prêts à des consommateurs dans des points de vente de commerçants tiers. Les deux divisions opérationnelles de goeasy Ltd. proposent le meilleur service aux consommateurs en leur permettant de faire des transactions grâce à un magasin national et à un réseau de succursales de plus de 180 établissements easyhome Leasing et de 200 établissements easyfinancière au Canada. goeasy Ltd. met également à disposition des plates-formes de commerce électronique mobile et en ligne. goeasy Ltd. est cotée à la Bourse de Toronto, son symbole est « GSY ». Pour de plus amples renseignements, visitez le site www.goeasy.com.

Notre mission

Être le principal fournisseur de biens et de services financiers alternatifs qui améliorent la vie quotidienne de tous les Canadiens.

Nos valeurs

Les valeurs essentielles de goeasy sont les suivantes :

  • Nous travaillons en équipe
  • Nous trouvons toujours une solution
  • Nous faisons preuve de respect et d’intégrité
  • Nous misons sur la technologie et l’innovation
  • Nous nous investissons dans nos communautés

Par ailleurs, les piliers essentiels de notre marque phare goeasy sont accès, aide et respect. Lorsqu’un client fait affaire avec l’une de nos équipes, il sait que grâce à nous, il peut avoir accès à un plus grand nombre de produits et de services qu’il ne le pourrait en s’adressant à des détaillants ou à des banques traditionnelles qui ont déjà refusé sa demande. Nous aiderons nos clients à faire face à leurs difficultés financières et leur promettons de leur rendre notre décision en 30 minutes. Surtout, nos clients doivent savoir que notre personnel les respectera tout au long de leur expérience client.

Accès – Nous disons oui, plus que n’importe qui d’autre.
Aide – Nous rendons notre décision en 30 minutes.
Respect – Nos clients sont heureux.


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1. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

1.1 CODE DE DÉONTOLOGIE

Le code de déontologie de goeasy (le « Code ») vise à promouvoir un environnement de travail responsable et éthique au sein de toutes entreprises affiliées et succursales de goeasy, ainsi qu’à ses employés et administrateurs. Le Code comporte des directives sur le bon comportement à adopter sur le lieu de travail et la personne-ressource avec qui communiquer pour toutes questions ou préoccupations.

Les références faites à goeasy ou à l’entreprise dans le Code signifient en général goeasy Ltd. et toutes ses entreprises affiliées (y compris RTO Asset Management Inc., easyfinancière Services Inc. et easyfinancière Mortgages Inc.) en tant que groupe, le cas échéant.

1.2 VOS RESPONSABILITÉS

En effectuant votre travail, vous êtes tenu de respecter les politiques de goeasy ainsi que toutes les lois municipales, provinciales et fédérales du Canada ou d’autres territoires, au besoin. Vous êtes tenu de connaître et de suivre les lois et les politiques concernant votre emploi, y compris les politiques énoncées dans le Code, et toutes les autres politiques de l’entreprise, notamment et sans s’y limiter, le Code, les guides d’exploitation, les guides de politique et de gestion, le guide de l’employé et toute autre norme ou procédure opérationnelle applicable. Des mesures disciplinaires pourraient être prises en cas de non-respect de ces politiques et pourraient entraîner le licenciement, la réparation des dommages et des poursuites pénales. Il est de votre responsabilité de poser des questions, de faire les divulgations adéquates et de porter des problèmes potentiels à l’attention de la direction.

Au cours de leur mandat, tout employé, directeur et administrateur doivent i) représenter l’entreprise avec diligence, honnêteté et loyauté, et doivent s’efforcer de promouvoir et faire valoir les intérêts et l’image de l’entreprise; ii) avoir à tout moment un comportement qui ne porte pas préjudice aux intérêts de l’entreprise; et iii) consacrer l’ensemble de leur temps et de leur attention à l’activité et aux affaires de l’entreprise en général, et en particulier à leurs tâches susmentionnées.

1.3 MODIFICATIONS DES POLITIQUES

Au fil du temps, de nouvelles politiques peuvent être présentées ou mises en place et les politiques existantes peuvent être revues. Bien que l’entreprise se réserve le droit d’apporter ces modifications avec ou sans préavis, elle essayera de vous avertir le plus tôt possible de toute modification qui pourrait toucher votre emploi.

1.4 RENONCIATION

Seul le conseil d’administration, pour les postes de la haute direction, et le directeur général, pour tous les autres postes (c.-à-d. que les employés ne peuvent pas renoncer à leurs droits conformément au présent Code sans l’approbation du directeur général ou du conseil d’administration), peuvent renoncer aux dispositions du présent Code. Toute renonciation au présent Code concernant un cadre de direction ou un administrateur sera immédiatement divulguée conformément à la loi ou au règlement applicable de la bourse.


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2. RESSOURCES ET SIGNALEMENT

2.1 SERVICE D’ÉCOUTE TÉLÉPHONIQUE CONFIDENTIEL

goeasy propose un service d’écoute téléphonique confidentiel externe (MySafeWorkplace.com) pour signaler des infractions présumées au Code ou des activités illégales. Composez le 1 800 461-9330. Toute question soulevée en appelant ce service d’écoute confidentiel est directement signalée au service des ressources humaines et au service juridique interne. Les signalements de fraude sont transmis au service de vérification interne et au président du Comité de vérification de l’entreprise. Le président du Comité de vérification reçoit un rapport consolidé de toutes les plaintes enregistrées par le service d’écoute.

2.2 PROGRAMME D’AIDE AUX EMPLOYÉS (PAE)

Si vous êtes un employé et que vous avez besoin d’aide pour des raisons personnelles, familiales ou de santé, veuillez appeler notre fournisseur de PAE au 1 855 340-4280. Le numéro est également affiché dans chaque établissement.

2.3 SIGNALEMENT D’INFRACTIONS AU CODE

Il est important de signaler toutes infractions ou infractions présumées au Code. Pour toute question au sujet des politiques exposées dans le Code, adressez-vous à votre superviseur. Si vous n’êtes pas un employé de l’entreprise, appelez directement le service d’écoute téléphonique. Si vous voulez signaler une infraction présumée, appelez le service d’écoute téléphonique confidentiel. Il est possible de transmettre les signalements au service d’écoute de façon anonyme. L’anonymat des personnes donnant un signalement sera préservé dans la mesure du possible. Ni votre superviseur ni l’entreprise ne pourront prendre de quelconques mesures à votre égard pour avoir signalé une inconduite présumée de bonne foi. En outre, il est possible de faire un signalement en envoyant un courrier à l’attention du service des ressources humaines, du service de vérification interne ou du service juridique.

2.4 ABSENCE DE REPRÉSAILLES (POLITIQUE DU DÉNONCIATEUR)

Il est contraire à la politique de l’entreprise que tout superviseur ou tout employé prenne de quelconques mesures à l’égard d’un autre employé, d’un administrateur, d’un fournisseur ou d’un tiers qui a fourni des renseignements légalement, a apporté son aide dans le cadre d’une enquête ou a divulgué des renseignements de quelque manière que ce soit à un organisme gouvernemental, lorsque la personne a des raisons de croire que ces renseignements sont vrais et révèlent une infraction ou le non-respect de la loi applicable ou de la politique de l’entreprise.

Si vous pensez avoir été victime de telles représailles, appelez immédiatement le service d’écoute téléphonique confidentiel. Si vous connaissez quelqu’un dont l’activité est néfaste à un cadre de travail sécuritaire ou est liée à des activités illégales, vous êtes tenu de le signaler. Communiquez avec le service des ressources humaines ou appelez le service d’écoute téléphonique confidentiel. Tous les signalements demeurent anonymes et feront l’objet d’une enquête.


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3. AGIR AVEC HONNÊTETÉ ET INTÉGRITÉ

3.1 LÉGISLATION APPLICABLE

Les employés et administrateurs de goeasy doivent se conformer à toutes les lois applicables au Canada ou d’autres territoires, au besoin. En cas de non-respect des lois applicables, des mesures correctives pourront être prises à l’encontre d’un employé et pourront aller jusqu’au licenciement, à la réparation des dommages et à des poursuites pénales.

Si le Code ou l’entreprise vous impose d’agir ou vous interdit d’agir et que vous pensez que cela est contraire à la loi, ou si vous pensez qu’il existe un conflit entre les lois applicables d’au moins deux territoires, veuillez communiquer avec les ressources humaines ou appeler le service d’écoute téléphonique confidentiel.

L’entreprise reconnaît que les lois locales diffèrent des pratiques locales. Dans certains cas, le Code préconise des politiques ou des exigences qui ne seraient pas imposées dans d’autres territoires autrement. En tenant les engagements de l’entreprise à respecter les normes les plus strictes du code de déontologie là où elle est présente, tous les employés et administrateurs doivent respecter tous les aspects du Code, même si les lois locales ne l’exigent pas. Inversement, des lois peuvent s’appliquer à l’intérieur de certains territoires uniquement, et ne sont par conséquent pas indiquées dans le Code. Vous êtes tenu de connaître et de respecter toutes les lois et politiques relatives à votre emploi.

Les « lois applicables » auxquelles il est fait référence dans le présent Code concernent toutes les lois, toutes les règles et tous les règlements applicables à l’entreprise, à ses employés ou à ses administrateurs.

3.2 TRAITEMENT ÉQUITABLE

Vous devez toujours traiter de manière équitable et honnête avec les clients, les fournisseurs, les concurrents et les employés de l’entreprise. Vous ne devez tirer d’avantage injuste de quiconque au moyen de manipulation, de dissimulation, d’abus de renseignements confidentiels, de falsification, de fausse déclaration de faits matériels ou de tout autre traitement intentionnel injuste.

3.3 POTS-DE-VIN ET MAUVAIS PAIEMENTS

Les employés ou représentants de l’entreprise ne doivent jamais accepter de pots-de-vin ni faire d’offres directes ou indirectes, promettre de payer ou d’autoriser un paiement en espèces, de produits, de services ou toute autre chose de valeur à des représentants du gouvernement ou des fonctionnaires dans tout pays ou territoire dans le but d’influencer les actions et les décisions des représentants du gouvernement, de recevoir un traitement favorable pour l’entreprise ou pour des gains personnels. Tous les employés de goeasy doivent respecter les lois locales. Les employés collaborant avec des représentants du gouvernement doivent demander davantage de conseils au président-directeur général, au directeur financier ou à l’avocat général. Pour de plus amples renseignements, appelez le service d’écoute téléphonique confidentiel.

3.4 DÉLIT D’INITIÉ

À titre d’employé ou d’administrateur de goeasy, vous n’êtes pas autorisé à vendre ou acheter des titres ni à permettre à une autre personne de vendre ou acheter des titres de goeasy ou d’une autre entreprise lorsque vous êtes en possession d’informations importantes qui n’ont pas été rendues publiques. Est appelée « information importante » toute information qui influerait sur la décision d’une personne de négocier des titres de l’entreprise. Voici quelques exemples : renseignements relatifs aux ventes, à l’inventaire, aux marges, aux bénéfices, à des acquisitions proposées importantes, à des fractionnements d’actions prévus, à des modifications proposées dans les dividendes, et toute autre information qui pourrait influer sur le prix des actions de goeasy ou d’une autre entreprise. En règle générale, si vous pensez que ces informations influent sur votre décision d’acheter ou de vendre des titres de goeasy ou d’une autre entreprise, il est probable qu’une autre personne ait la même impression et qu’il s’agisse d’information importante.

Une fois que cette information est entièrement rendue publique, les employés sont autorisés à négocier des titres de l’entreprise. Une divulgation entièrement publique signifie en général qu’un communiqué de presse a été largement diffusé et a été suivi d’au moins trois jours de diffusion et d’interprétation de l’information. Si vous ne savez pas si l’information est importante ou a été rendue publique, communiquez avec le directeur financier ou le président-directeur général avant de négocier.

Effectuer une opération sur la base d’informations internes peut entraîner de graves conséquences. Chaque commission provinciale des opérations de bourse ou les agences semblables sont autorisées à intenter une poursuite au civil contre quiconque effectue une opération sur la base d’informations internes (ou fournit à autrui de telles informations) et également contre l’entreprise. Un délit d’initié représente également un crime passible de sanctions pénales, notamment des peines de prison.

En plus des restrictions concernant les délits d’initié mentionnés ci-dessus, tous les cadres de l’entreprise (administrateurs, vice-présidents de division, vice-présidents, vice-présidents principaux et président), ainsi que tous les administrateurs doivent respecter les périodes d’interdiction sans exception. Les périodes d’interdiction de l’entreprise commencent en général deux semaines avant la fin du trimestre d’exercice et se terminent deux jours ouvrables après la divulgation des résultats financiers du trimestre. Par ailleurs, tout cadre ou administrateur de l’entreprise qui souhaite acheter des titres de l’entreprise doit d’abord obtenir l’approbation écrite du président-directeur général.

3.5 RESPONSABILITÉ ENVIRONNEMENTALE

goeasy s’engage à limiter tout effet négatif que ses activités pourraient avoir sur l’environnement. Tous les employés sont tenus de respecter les lois et les politiques applicables de l’entreprise sur l’environnement.

3.6 PRATIQUES EN MATIÈRE DE COLLECTE

Toutes les activités de collecte seront conformes aux pratiques de conservation de l’entreprise et aux lois locales et fédérales.

3.7 PRATIQUES EN MATIÈRE DE CONTRAT

Tous les contrats de placement (prêts et locations) respectent les politiques de l’entreprise en matière de contrat, les lois provinciales et fédérales, ainsi que les règles et règlements établis par un tiers autorisé au nom duquel agit l’entreprise.


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4. TRAITER CHACUN AVEC RESPECT

4.1 PERSPECTIVES PROFESSIONNELLES D’ÉGALITÉ

L’entreprise est un employeur souscrivant au principe de l’égalité. Les pratiques professionnelles équitables appliquées dans nos activités permettent d’éviter la discrimination en se basant sur tout statut protégé.

L’entreprise veillera à ce que toutes les décisions prises en matière de recrutement, de formation, de transfert et de promotion respectent les principes d’égalité concernant les perspectives professionnelles et les exigences prévues par la loi.

4.2 HARCÈLEMENT ET DISCRIMINATION

L’entreprise reconnaît que chaque être humain a le droit d’être traité équitablement, sans distinction, exclusion ou préférence.

L’entreprise reconnaît que l’ensemble de son personnel a le droit de travailler sans subir de harcèlement sexuel ou racial et fera tout ce qu’elle peut pour faire respecter cette déclaration. Le harcèlement sexuel ou racial se définit comme un comportement qui se traduit par des mots, des actes ou des gestes à connotation sexuelle ou raciale, non souhaités et en général répétitifs. Ils ont des conséquences négatives sur la dignité ou l’intégrité physique ou psychologique de la personne et peuvent conduire à l’instauration d’un cadre de travail défavorable.

4.3 PROCÉDURES DE PLAINTE PAR L’EMPLOYÉ

goeasy mènera une enquête rapide et approfondie au sujet de toutes les plaintes déposées auprès du service d’écoute téléphonique, du service de vérification interne, du service juridique ou des ressources humaines. On s’attend à ce que les employés coopèrent entièrement à l’enquête, que l’employé travaille ou soit en congé. Ne pas coopérer pourrait entraîner une mesure disciplinaire pouvant aller jusqu’à la suspension ou le licenciement. De plus, ni votre superviseur ni l’entreprise ne pourront prendre de quelconques mesures à votre égard pour avoir déposé plainte ou coopéré à une enquête.

S’il est établi qu’un employé a violé cette politique, goeasy prendra les mesures correctives adéquates qui pourront aller jusqu’à la suspension avec ou sans rémunération, ou le licenciement avec ou sans motif. Le plaignant sera informé lorsque des mesures correctives auront été prises.

L’entreprise ne peut aider à traiter une plainte si elle n’en a pas été avertie. Par conséquent, chaque employé est tenu de porter de tels problèmes à l’attention de la direction ou des ressources humaines, de façon à ce que les actions appropriées puissent être prises pour résoudre ces problèmes. Si vous pensez avoir été victime de discrimination, de harcèlement ou de représailles, ou avoir été témoin de tels comportements sur le lieu de travail, veuillez les signaler immédiatement au service des ressources humaines ou en appelant le service d’écoute téléphonique confidentiel.

4.4 AIDE APPORTÉE DANS LES ENQUÊTES

Lorsqu’un employé, actif ou non, fait l’objet d’une enquête, il doit participer à l’enquête par téléphone ou en personne, même si l’employé est en congé.

4.5 VIOLENCE SUR LE LIEU DE TRAVAIL

goeasy ne tolère aucune violence sur le lieu de travail. En accord avec nos politiques internes, le projet de loi 168 et les autres lois provinciales et fédérales, tout acte ou toute menace de violence physique, y compris l’intimidation, le harcèlement (agression ou contrainte), qui concerne l’entreprise, ses employés ou ses administrateurs, sera inacceptable. Les actes ou menaces de violence comprennent tout comportement suffisamment grave, offensant ou intimidant qui peut détériorer les conditions de travail à goeasy ou créer un environnement de travail hostile, abusif ou intimidant pour un ou plusieurs employés de goeasy.

Aucun type d’arme à feu n’est autorisé dans les locaux ou les véhicules de l’entreprise. Les employés ne doivent posséder aucune arme à feu ou arme dans le cadre de leurs activités professionnelles.

4.6 ALCOOL ET DROGUES

Les employés ne doivent pas consommer, vendre, posséder, acheter ou transférer de l’alcool ou des drogues illégales dans les locaux ou les véhicules de l’entreprise pendant les horaires de travail. Exceptionnellement, les personnes d’âge légal peuvent consommer de l’alcool avec modération lors d’événements parrainés par l’entreprise.

Pendant les horaires de travail, les employés ne doivent pas être sous l’influence de drogues illégales ou de l’alcool, quel que soit le moment où les drogues ou l’alcool ont été consommés. Constitue également une infraction à cette politique la vente, le transfert ou la distribution de médicaments personnels sur ordonnance dans les locaux ou les véhicules de l’entreprise pendant les horaires de travail.

4.7 SANTÉ ET SÉCURITÉ

L’entreprise prendra toutes les mesures pratiques et raisonnables pour assurer la sécurité de tous ses employés et clients, ainsi que celle de toutes les communautés dans lesquelles elle pratique des activités, afin de respecter un programme de sécurité effective en tout temps. Aucune tolérance n’est accordée aux personnes qui mettent intentionnellement la vie des autres en danger. Les accidents qui entraînent de la souffrance, une perte de temps et de revenu, un manque à gagner et des dommages matériels peuvent être limités et même éliminés en appliquant la politique sur la santé et la sécurité de l’entreprise.

En s’engageant à protéger les personnes et les biens, l’entreprise fournira une formation à tous les employés et offrira un cadre de travail sain et sécuritaire, conformément aux normes de l’industrie acceptables et aux exigences légales. L’entreprise s’efforcera d’être proactive dans l’élimination de tout danger prévisible qui pourrait entraîner un incendie, des failles dans la sécurité, des dommages matériels, des accidents et des lésions corporelles. Tous les employés seront également responsables de limiter le risque d’accident au sein des installations de l’entreprise.

Tout sinistre accidentel peut être maîtrisé grâce à une bonne gestion associée à une participation active des employés. La prévention des sinistres incombe directement aux directeurs et aux employés en tant qu’équipe. Tous les employés doivent se conformer aux exigences de l’entreprise en matière de santé et de sécurité, tout comme elles s’appliquent à l’exploitation et à l’entretien des installations et de l’équipement. Tous les employés effectuent leurs tâches en suivant les procédures établies. Il est dans l’intérêt de chacun de se préoccuper de la santé et de la sécurité dans toute activité. Tous les employés doivent examiner le plan d’intervention d’urgence et les procédures d’évacuation à leur disposition dans leur magasin ou leur bureau.

Il est interdit de fumer dans nos installations, nos véhicules ou chez les clients.


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5. PRATIQUES PROFESSIONNELLES ÉQUITABLES

5.1 DOSSIERS ET POINTAGE DU PERSONNEL

L’entreprise gère un dossier officiel et d’autres dossiers d’emploi pour chaque employé de façon continue.

5.2 POINTAGE

Les employés travaillant dans les magasins doivent s’enregistrer en arrivant et en partant dans le système de suivi de tâches tous les jours, y compris pendant les heures de dîner supérieures à 30 minutes.

Toute heure travaillée par un employé, qu’elle soit programmée ou non, supplémentaire ou normale, autorisée ou non, doit toujours être enregistrée comme telle. Votre superviseur vous montrera la procédure à suivre pour enregistrer les heures travaillées. Vous ne devez en aucun cas autoriser un collègue à s’enregistrer dans le système de gestion du temps et des tâches à votre place. Vous ne devez pas vous enregistrer dans le système à moins d’être sur votre lieu de travail permanent (c.-à-d. qu’il vous est interdit de vous enregistrer à distance). Quiconque est découvert faire son pointage à distance ou par une autre personne verra son contrat de travail rompu. Vous devez conserver une trace de vos heures travaillées conformément à la loi ou à la politique de votre province. Vous devez également noter les heures non travaillées, mais pour lesquelles vous êtes payé. Votre superviseur doit vérifier ces heures. Si, pour une quelconque raison, un enregistrement doit être modifié, votre superviseur doit apporter la modification que vous parapherez.

Toute heure supplémentaire doit auparavant être approuvée par le directeur régional ou le directeur du service, le cas échéant. Les heures supplémentaires travaillées doivent être inscrites sur l’horaire affiché dans les magasins. Les heures supplémentaires sont payées après approbation du VPD, du directeur ou du vice-président.

Pour toute question sur l’enregistrement ou pour de plus amples renseignements, communiquez avec le service des ressources humaines ou appelez le service d’écoute téléphonique confidentiel.

5.3 ÉVALUATION DU RENDEMENT

Au moins une fois par an, chaque employé reçoit une évaluation écrite de rendement sur le formulaire adéquat de l’entreprise. La date d’évaluation des employés en congés autorisés sera repoussée du nombre de jours d’absence supérieur à 31. Une évaluation doit également être faite à l’issue de la période d’essai d’un nouvel employé. Une copie écrite de l’évaluation de rendement doit être remise à chaque employé.

5.3 CONGÉS DES EMPLOYÉS

Les employés ont droit à des congés annuels payés ou à un paiement à la place de leurs congés, conformément aux pratiques et aux politiques de l’entreprise en matière de congés. Une demande de congés doit être soumise et approuvée avant le départ du bureau. L’entreprise se réserve le droit d’approuver ou de refuser les demandes de congés conformément à ses pratiques et politiques en matière de congés, ainsi qu’en fonction des besoins en dotation.

Afin de gérer les heures de congés cumulés, chaque employé doit prendre ses congés au cours de l’exercice où il a acquis ces droits. Les congés ne peuvent être reportés à l’année civile suivante qu’après approbation du VPD, du directeur ou du vice-président.

Un employé peut parfois prendre des congés en plus de ceux auxquels il a droit en cas d’insuffisance dans le décompte de congés cumulés de l’employé. Dans ce cas, on s’attend à ce que l’employé continue à acquérir plus de congés qu’il n’en a droit au cours de l’année civile afin de compenser l’insuffisance avant la fin de l’exercice. Si l’employé quitte l’organisation pour une quelconque raison avant d’avoir acquis suffisamment de congés pour combler cette insuffisance, la dernière paie de l’employé sera réduite en conséquence. En approuvant le Code de déontologie, vous confirmez accepter qu’un tel ajustement soit apporté sur votre dernière paie le cas échéant.


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6. PROTECTION DES BIENS ET DES RENSEIGNEMENTS DE L’ENTREPRISE

6.1 CONFIDENTIALITÉ ET NON-DIVULGATION

Dans le cadre de vos activités au sein de l’entreprise, vous aurez accès à des renseignements confidentiels ou exclusifs relatifs et appartenant à l’activité de l’entreprise. Les renseignements confidentiels comprennent, sans s’y limiter, les secrets commerciaux; les processus industriels ou opérationnels; les brevets; les listes clients; les renseignements sur les clients, dont leurs exigences et besoins existants ou potentiels; les renseignements sur les prix, les plans d’élaboration de produits, les plans et méthodes marketing, les résultats financiers non publiés, les plans d’activités et les budgets, ainsi que l’ensemble des autres systèmes, méthodes, procédures, compilations de renseignements, enregistrements, etc., qui sont détenus et continueront de l’être par l’entreprise (« Renseignements confidentiels »).

Au cours de votre mandat au sein de l’entreprise, et indéfiniment par la suite, vous acceptez de garder la confidentialité des renseignements confidentiels de l’entreprise et de ne pas les divulguer, et, sauf dans le cadre de vos activités au sein de l’entreprise, de ne pas directement ou indirectement utiliser, transmettre, divulguer ou révéler, ni essayer d’utiliser, de transmettre, de divulguer ou de révéler, tout renseignement confidentiel, à moins d’y avoir été autorisé par écrit par un responsable de l’entreprise, et ce, à l’entière discrétion de l’entreprise, ou d’avoir reçu une demande d’un organisme gouvernemental ou de réglementation.

6.2 DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

L’ensemble des idées, modèles, procédures, formules, inventions ou améliorations (brevetées, brevetables ou non), appellations commerciales, logos et écrits ou tout autre document écrit ou produit par vous (collectivement appelés la « propriété intellectuelle ») que vous pouvez concevoir ou produire au cours de votre mandat au sein de l’entreprise et se rapportant, appartenant ou étant liés à vos activités, ou pour lesquels l’entreprise a ou peut avoir un intérêt, demeurent la propriété unique et exclusive de l’entreprise.

Vous devez divulguer rapidement et entièrement une telle propriété intellectuelle à l’entreprise et ne la divulguer à personne d’autre, sauf autorisation expresse et écrite de l’entreprise.

Lorsque l’entreprise vous le demande, vous devez exécuter toute demande, mission et autres instruments que l’entreprise juge nécessaires à l’obtention de brevets, de droits d’auteur, de conceptions industrielles ou de tout document officiel relatifs à l’exclusivité de l’invention, de la conception ou du droit d’auteur au Canada ou dans tout autre pays étranger de la propriété intellectuelle et afin d’en attribuer et d’en transmettre le droit, le titre et l’intérêt unique et exclusif à l’entreprise. À l’égard des écrits ou d’autres documents protégeables, l’entreprise peut, en particulier dans le cadre du recrutement, réclamer la paternité d’une œuvre à titre d’employeur.

6.3 EXACTITUDE DES DOCUMENTS DE L’ENTREPRISE

Des dossiers précis sont essentiels à la réussite de goeasy. Les employés sont tenus de veiller à la protection et la précision de tous les documents, renseignements et comptes de l’entreprise. Par exemple, les réclamations concernant un rapport de dépenses, des feuilles de temps, des paiements et d’autres transactions doivent être correctement enregistrées, justifiées et autorisées conformément aux politiques de l’entreprise.

Les documents comptables et financiers de goeasy doivent donner une image précise, complète, rapide et raisonnablement détaillée de chaque transaction effectuée par l’entreprise, et doivent respecter les exigences légales applicables, ainsi que le système de contrôles internes de goeasy. Tous les employés et les administrateurs qui gèrent les actifs et les transactions de goeasy sont tenus d’élaborer et de maintenir un système de contrôles internes dans leur domaine de responsabilité afin de (a) prévenir toute transaction non autorisée, non enregistrée ou mal enregistrée et (b) de permettre la préparation des états financiers conformément aux normes internationales d’information financière.

Les documents qui appartiennent à l’entreprise ne doivent pas être détruits, sauf indication contraire dans la politique de conservation des documents de l’entreprise. Toute communication entraînant une requête juridique devant un tribunal civil ou criminel doit également être documentée. Pour toute question, veuillez communiquer avec le service juridique.

Pour toute préoccupation au sujet des contrôles financiers, de la comptabilité, des rapports financiers ou de la vérification, veuillez appeler le service d’écoute téléphonique confidentiel ou communiquer avec le service de vérification interne de l’entreprise.

6.4 MÉDIAS SOCIAUX, COURRIEL ET INTERNET

Il est strictement interdit de publier, d’envoyer ou de faire suivre des courriels ou des messages texte, ou de consulter des sites Internet contenant des propos, des images ou tout autre document calomnieux, diffamatoires, pornographiques, offensants, racistes ou obscènes qu’une personne raisonnable jugerait inappropriés. Si vous recevez un courriel de cette nature, vous devez immédiatement avertir votre superviseur, supprimer le courriel et prévenir l’expéditeur que vous n’êtes autorisé à recevoir de courriel de cette nature de personne.

S’il est démontré que vous ne respectez pas les directives de la présente politique, l’entreprise se réserve le droit de prendre des mesures disciplinaires, dont le licenciement ou des poursuites judiciaires.

goeasy prendra contact avec la justice dans le cas où une activité illégale de cette nature est découverte dans l’ordinateur (Internet ou courriels) d’un employé.

Les employés sont autorisés à accéder aux sites de réseaux sociaux comme Facebook, MSN, MySpace, entre autres, pendant les heures de travail seulement si cette activité concerne le travail, et pendant les pauses pour des raisons personnelles.

Les employés qui envoient ou publient des messages inappropriés dénigrant l’entreprise ou un autre employé, ou qui tiennent des propos discriminatoires, pourraient faire face à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

Les renseignements confidentiels liés au travail ne doivent être partagés avec aucune personne extérieure à l’entreprise, en particulier au moyen de ces sites de réseaux sociaux. goeasy pourrait entamer des poursuites à l’encontre d’un employé qui ne respecte pas la vie privée d’un autre employé ou d’un client, s’il est démontré que la confidentialité des renseignements de l’entreprise a été compromise ou que des propos diffamatoires ou calomnieux ont été tenus à l’encontre de l’entreprise ou de ses employés.

6.5 PRÉVENTION DES PERTES ET VOL

Tous les employés et les administrateurs doivent prendre les précautions nécessaires pour protéger les actifs de l’entreprise en garantissant leur utilisation conforme et efficace.

Tout employé pratiquant la manipulation d’actifs ou de comptes, le vol, la fraude ou est découvert en train de porter des actes qui contreviennent à nos politiques et procédures fera face à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. goeasy a une politique de tolérance zéro concernant les violations de cette nature et s’attend à ce que les employés respectent toutes les politiques et procédures de l’entreprise en tout temps.

Pour assurer la sécurité de tous nos employés et clients, certains magasins goeasy sont équipés de systèmes de vidéosurveillance et d’écoute qui peuvent, le cas échéant, être utilisés dans le cadre d’une enquête interne ou juridique.

Pour signaler des activités suspectes, communiquez avec le service d’écoute téléphonique confidentiel de l’entreprise à l’adresse www.MySafeWorkplace.com ou envoyez un courriel au service de prévention des pertes à lossprevention@goeasy.com.

6.6 UTILISATION DES VÉHICULES DE L’ENTREPRISE PAR LES EMPLOYÉS

Les employés ne sont pas autorisés à utiliser les véhicules de l’entreprise à des fins personnelles ni à transporter des passagers autres que des employés de goeasy.

Les employés qui reçoivent des contraventions ou qui utilisent les véhicules de l’entreprise sans en avoir le droit sont tenus de payer ces contraventions en temps opportun.

Les employés qui conduisent les véhicules de l’entreprise doivent toujours s’assurer de respecter les normes imposées par le ministère des Transports sous peine de se voir refuser de conduire le véhicule.

Les employés ne peuvent conduire un véhicule de l’entreprise que s’ils respectent les exigences relatives aux normes des conducteurs de l’entreprise en matière d’années de permis, de points ou d’autres incidents concernant leur permis de conduire, des restrictions, etc. Cela doit être vérifié au préalable et chaque année afin de se conformer à la réglementation obligatoire du ministère des Transports ou d’autres organismes. Les employés qui ne sont pas autorisés à conduire un véhicule de l’entreprise ne doivent pas le faire avant d’y avoir été autorisés.

Il est interdit de fumer à bord d’un véhicule de l’entreprise.

6.7 GESTION DE L’INVENTAIRE

Tous les employés doivent observer les pratiques d’inventaire de l’entreprise à tout moment. Cela comprend les inventaires complets hebdomadaires et mensuels, la bonne gestion des unités en service et prêtées, ainsi que des unités inactives. Les employés ne doivent ni dissimuler ni essayer de dissimuler un ou des articles manquants, ni des articles qui doivent être sortis de l’inventaire ou en attente de ramassage (produit ramassé physiquement chez un client, mais non inscrit comme tel dans le système de PDV). Le strict respect de ces normes est exigé en tout temps. Tout manquement entraînera des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

6.8 DÉPÔTS ET CHÈQUES SANS PROVISION

Tous les dépôts doivent être effectués quotidiennement conformément aux procédures opérationnelles normales en remplissant le registre de dépôt. Les chèques retournés sans provision doivent être saisis dans le système dès leur réception. Les employés ne sont pas autorisés à détenir des dépôts ou des chèques sans provision pour quelque raison que ce soit et tout manquement entraînera des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.


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7. CONFLITS D’INTÉRÊTS

7.1 CONFLITS D’INTÉRÊTS

Toutes les décisions concernant l’entreprise doivent être prises uniquement dans l’intérêt de celle-ci et non celui du personnel. Par conséquent, il convient d’éviter toute action qui crée ou semble créer un conflit d’intérêts avec l’entreprise. Les questions sur de possibles conflits d’intérêts et la divulgation de telles situations doivent être portées à l’attention des ressources humaines ou du service d’écoute confidentiel.

Vous ne pourrez obtenir d’intérêt financier d’un fournisseur, d’un distributeur, d’un propriétaire ou d’un concurrent de l’entreprise qu’après avoir obtenu l’approbation écrite du président-directeur général. Un intérêt financier illégitime est celui qui crée ou semble créer un conflit d’intérêts avec l’entreprise. En outre, les employés ne doivent recevoir aucune compensation de quelque forme que ce soit, y compris les pourboires des clients, d’une autre personne qu’un membre de l’entreprise, en rémunération de son emploi. Pour toute question sur ce que représente un intérêt financier illégitime, communiquez avec le service d’écoute confidentiel. Les employés ne sont pas autorisés à louer de la marchandise dans un magasin, à obtenir un prêt d’une succursale, ni à accéder au compte d’un membre de leur famille ou d’un ami personnel avec qui ils sont en contact.

Les employés ne sont pas autorisés à falsifier, imiter ou fausser des documents. Toute violation entraînera des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

Si un conflit d’intérêts existe et que l’employé ou l’administrateur fait preuve de bonne foi, la politique de goeasy permet en général à l’employé ou à l’administrateur de disposer d’une durée raisonnable pour corriger la situation afin d’éviter des difficultés ou des pertes excessives. Toutefois, toutes les décisions concernant ce qui précède seront à la discrétion du président-directeur général dont la préoccupation principale dans une telle prise de décision est l’intérêt de l’entreprise.

7.2 FAIRE AFFAIRE AVEC DES CONJOINTS/CONJOINTES, MEMBRES DE LA FAMILLE OU AMIES/AMIS

Vous devez obtenir l’approbation écrite de votre vice-président de division, pour le personnel sur le terrain, ou du président-directeur général, pour le personnel du centre de soutien, avant de mener des activités de l’entreprise avec des membres de votre famille, des amies ou amis, des conjointes ou conjoints, ou des compagnes ou compagnons, et devez toujours privilégier l’intérêt de l’entreprise. Par ailleurs, vous ne devez pas faire pression sur autrui pour faire affaire avec un membre de la famille ou un ami comme employé, fournisseur, distributeur ou propriétaire de l’entreprise.

7.3 FRATERNISATION

Bien que nous reconnaissions et respections le droit des employés à avoir librement des relations personnelles avec les collègues qu’ils côtoient sur le lieu de travail, les employés doivent faire preuve de jugement pour veiller à ce que ces relations n’aient pas de conséquences négatives sur le rendement de leurs tâches, leur capacité à superviser les autres ou sur le cadre de travail.

Tout comportement sur le lieu de travail issu d’une relation amoureuse, intime ou amicale entre des employés est inacceptable s’il crée un cadre de travail inconfortable pour autrui ou entraîne le partage de renseignements confidentiels et privés. Le favoritisme, des marques d’affection ouvertes et des prises de décisions basées sur des émotions et de l’amitié plutôt que sur l’intérêt de l’entreprise sont des exemples de comportements inadéquats. Les employés qui se retrouvent dans une relation intime ou amicale doivent faire preuve de civilité, de jugement et de bon sens.

Les employés engagés dans une relation hiérarchique avec une personne qu’ils fréquentent ou avec qui ils ont une relation amoureuse de façon consensuelle doivent en informer le niveau hiérarchique supérieur ou les ressources humaines. Tout sera mis en œuvre pour que les responsabilités professionnelles des deux employés soient séparées de leur relation personnelle afin de protéger les intérêts des deux employés et des autres, et d’éviter tout conflit d’intérêts.

7.4 CADEAUX ET DIVERTISSEMENT

Les employés ne doivent jamais accepter une chose de valeur de quiconque, y compris un fournisseur, distributeur, propriétaire ou concurrent actuel ou éventuel de l’entreprise, car cela pourrait compromettre ou sembler compromettre l’objectivité de leurs décisions liées à l’entreprise. Pour toute question sur cette politique, communiquez avec le président-directeur général ou le service d’écoute confidentiel.

7.5 ACHATS PAR LES EMPLOYÉS ET PRÊTS AUX EMPLOYÉS

Les prêts consentis aux employés et les achats effectués par les employés ne peuvent être traités que par les filières internes adéquates. Les employés ne sont pas autorisés à acheter de la marchandise en ayant recours à la méthode de location des magasins ou aux ventes au comptant. Sont également concernés les membres de la famille immédiate s’ils vivent dans le même foyer. Les employés doivent respecter la politique interne en matière d’achats par les employés pour acheter de nouveaux produits uniquement.

Les clients louant des articles embauchés comme employés dans nos magasins doivent régler leurs comptes en totalité, retourner l’article ou transférer le compte à un contrat d’achat d’un employé, qui doit être payé au moyen de retenues à la source. De même, les clients d’easyfinancière embauchés et ayant un prêt en cours doivent régler leur compte en totalité ou convenir de payer leur compte au moyen de retenues à la source.

Les membres de la famille d’un employé ne sont pas autorisés à accéder aux ordinateurs des magasins de l’entreprise, aux codes d’accès, aux fichiers des clients, aux dossiers des employés, aux véhicules, aux codes de sécurité, entre autres, ni à aucun autre bien de l’entreprise, et ne sont pas autorisés à se trouver dans le magasin trop longtemps en dehors des heures de travail.

Il est interdit aux employés d’emprunter un produit du magasin. Toute demande spéciale doit être examinée et approuvée par le VPD, puis figurer dans un dossier.

7.6 CONTRIBUTIONS ET ACTIVITÉS POLITIQUES

L’entreprise ne verse aucune contribution à un parti politique. Bien entendu, vous êtes libre de participer à des activités personnelles religieuses ou politiques en dehors de vos heures de travail. Cependant, assurez-vous d’agir à titre personnel et non pour l’entreprise.

7.7 EMPLOI EXTERNE

À l’exception de ce qui est décrit ci-dessous, les employés ne doivent pas travailler pour un fournisseur, un distributeur, un propriétaire ou un concurrent de l’entreprise, ni un organisme qui fait affaire ou qui cherche à faire affaire avec l’entreprise, ni en recevoir de compensation pour des services personnels.

7.8 SERVICE EXTERNE À TITRE D’ADMINISTRATEUR OU DE CADRE DE DIRECTION

Avant de faire partie d’un conseil d’administration d’une autre entreprise à but lucratif, les employés doivent obtenir l’approbation du président-directeur général. Les employés peuvent être administrateurs ou cadres de direction d’une organisation à but non lucratif à titre personnel et sur leur temps libre. Ils doivent cependant obtenir l’autorisation préalable du président-directeur général ou du directeur financier pour représenter l’entreprise. Pour toute question sur cette politique, communiquez avec le président-directeur général.


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8. GOUVERNEMENT ET MÉDIAS

8.1 PLAINTES DÉPOSÉES À DES ORGANISMES GOUVERNEMENTAUX

Parfois, un candidat, un client, un ancien employé ou un employé actuel peut déposer ou menacer de déposer plainte auprès du gouvernement à l’encontre de l’entreprise. Si vous recevez une telle plainte, appelez immédiatement les ressources humaines, le service juridique ou le service d’écoute téléphonique confidentiel. Ni votre superviseur ni l’entreprise ne sont autorisés à prendre de quelconques mesures à votre égard pour avoir porté plainte ou signalé une telle plainte.

8.2 PROCÉDURES GOUVERNEMENTALES ET DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

En vertu de la politique de l’entreprise, vous devez coopérer avec le gouvernement dans le cadre de ses demandes ou enquêtes. Si vous devez fournir des renseignements dans le cadre d’une enquête du gouvernement, par écrit ou par oral, ou si un représentant du gouvernement se présente sur votre lieu de travail, notamment un représentant du ministère du Travail, appelez le service des ressources humaines avant de fournir tout renseignement. Tous les renseignements fournis doivent être fidèles à la réalité et ne doivent pas entraver, influencer ou gêner la demande de renseignements. Les employés ne doivent pas modifier, falsifier, endommager, dissimuler ou détruire un document ou un dossier concernant une demande, une enquête ou une procédure légale du gouvernement.

8.3 DEMANDES DES MÉDIAS

Vous ne devez pas parler aux journalistes au nom de l’entreprise. Les personnes qui parlent directement aux journalistes sans suivre la voie habituelle risquent de transmettre de mauvais renseignements ou de divulguer des stratégies protégées. Veuillez orienter les journalistes qui ont des demandes vers le président-directeur général ou le directeur financier.


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9. AUTRES POLITIQUES IMPORTANTES

9.1 RESPECT DE LA VIE PRIVÉE

goeasy a mis en œuvre une politique de confidentialité qui décrit ses pratiques en matière de traitement des renseignements personnels et veille à son engagement continu visant à protéger tous ces renseignements collectés dans le cadre de ses activités commerciales et celles liées à l’emploi. Tous les employés et les administrateurs doivent respecter cette politique en tout temps. Aucun employé ni aucun administrateur ne doivent divulguer de renseignements personnels sur un employé, des comptes clients, les activités de collecte ou tout autre renseignement personnel à un autre employé, à une personne externe ou à une organisation sans l’approbation de l’agent de protection des renseignements personnels.

Tous les employés sont tenus de respecter la politique de confidentialité de goeasy. L’application du Code de déontologie confirme également que vous avez lu et compris la politique de confidentialité de l’entreprise, et que vous vous y conformerez.

Tout employé détenant un appareil mobile tel qu’un ordinateur portable, un iPad, un Blackberry, entre autres, doit s’assurer qu’il ne contient aucun renseignement personnel sur un employé ou un client accessible sans le niveau de sécurité adéquat, y compris des mots de passe et un cryptage.

Les demandes de renseignements doivent être faites à l’agent de protection des renseignements personnels ou en ligne à l’adresse www.goeasy.com.

9.2 FRAUDE

La fraude est illégale. Toute indication de fraude, même petite, fera l’objet d’une enquête rigoureuse et pourrait entraîner un licenciement.

Les employés doivent faire preuve du plus haut degré d’honnêteté et d’intégrité en tout temps. Les employés sont tenus de respecter la politique en matière de fraude et le Code de goeasy. Tout employé de goeasy qui a connaissance d’une fraude ou qui a des raisons de penser qu’une telle activité existe doit le signaler immédiatement aux ressources humaines, au service de vérification interne ou au service juridique, ou en appelant le service d’écoute confidentiel.

Les employés sont tenus de respecter le Code de déontologie et la politique en matière de fraude de goeasy. L’acceptation du Code de déontologie confirme également que vous avez lu et compris la politique de l’entreprise en matière de fraude, et que vous vous y conformerez.

Chaque année, l’entreprise demande à tous les employés du centre de soutien et d’easyfinancière d’obtenir la certification en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.

9.3 POLITIQUE EN MATIÈRE D’AUTORISATION

Dans le cadre du système de contrôles internes, l’entreprise a élaboré une politique en matière d’autorisation qui précise les valeurs maximales en dollars par poste en limitant la valeur des biens et services que tous les employés peuvent procurer au nom de l’entreprise. Par ailleurs, la politique en matière d’autorisation précise les employés autorisés à signer et à approuver des contrats qui engagent l’entreprise dans des activités ou des obligations actuelles ou futures au nom de l’entreprise.

Tous les employés sont tenus de respecter la politique de goeasy en matière d’autorisation. L’acceptation du Code de déontologie confirme également que vous avez lu et compris la politique de l’entreprise en matière d’autorisation, et que vous vous y conformerez.